O próximo ano de 2022 arranca com novas obrigações legais que as empresas devem obrigatoriamente cumprir.

A partir de janeiro de 2022, todas as faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes terão de incluir um QR Code (código de barras tridimensional) e um ATCUD (código único do documento) para que a informação seja descodificada e enviada para a Autoridade Tributária (AT) em tempo real.

Neste artigo abordamos os impactos que as novas medidas terão na sua empresa e a forma como a Quest4Alpha e o software PHC o poderão ajudar a preparar-se antecipadamente e com toda a tranquilidade.

O que é o QR Code ou Código QR

O QR Code, também denominado por código de resposta rápida, é uma evolução do código de barras tradicional.

Tem por fim simplificar a identificação e o acesso direto à informação por parte do utilizador, podendo ser aplicado de forma transversal e alargada, uma vez que tanto pode ser usado como forma de pagamento como servir para apresentar um conteúdo extra.

QRCode nas faturas

Ao colocar um QR Code nas faturas passa a ser possível fotografar o código com um smartphone, permitindo que a informação fique registada automaticamente sem que seja necessário apresentar o número de contribuinte no acto da compra.

O que é o ATCUD

O ATCUD consiste na conjugação do código de validação da série e no número sequencial do documento dentro da série. Deverá estar colocado imediatamente acima do QR Code, sempre que este aparece, e constar obrigatoriamente em todas as páginas, ao contrário do que acontece com Código QR.

Documentos que têm de apresentar QR CODE e ATCUD

Além das faturas, estes elementos devem ser incluídos em todos os restantes documentos fiscais relevantes como documentos de transporte, recibos e outros que, independentemente da sua designação sejam suscetíveis de apresentação ao cliente e que possibilitem a verificação de mercadorias ou de prestação de serviços.

O objetivo da medida

A integração do código único de documento e do código QR nas faturas visa simplificar a comunicação de faturas por parte de pessoas singulares no âmbito da determinação das despesas dedutíveis em sede de IRS.

O Fisco irá disponibilizar um código de validação da série a atribuir composto por uma cadeia de oito carateres, no mínimo. Além disso, será gerado um ATCUD (código único do documento), formado pelo código de validação da série e pelo número sequencial do documento dentro da série.

Convém referir que os titulares de rendimentos de categoria B continuam a ter de guardar os documentos impressos, seja em papel ou em formato digital, tal como é estipulado no artigo 9º do Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro de 2019.

O que é preciso fazer para ter o ATCUD e o QRCODE nas faturas?

De modo a obter o código de validação, as empresas têm de comunicar à Autoridade Tributária, por via eletrónica, a identificação das séries usadas na emissão de faturas, por cada estabelecimento e meio de processo utilizado.

Os dados que devem ser transmitidos são:

• Identificador da série do documento;
• O tipo de documento;
• O início da numeração sequencial que vai utilizar na série;
• Data prevista de início da utilização da série.

Depois de receber esta comunicação, a Autoridade Tributária gera o código de validação correspondente à série comunicada. Este código deve ser associado ao seu programa de faturação. Como tal, é sempre necessário solicitar o ATCUD antes de criar uma nova série. Na prática, as empresas devem registar na AT todas as séries de documentos que pretendem utilizar em 2022 até ao dia 31 de dezembro de 2021.

Caso em 2021 tenha de emitir documentos com a data de 2022, terá de comunicar a respetiva série à Autoridade Tributária, por forma a receber o código de validação das séries documentais.

Estas novas exigências legais obrigam ainda a que seja garantida a legibilidade do ATCUD e do QR Code em todas as circunstâncias, independentemente do suporte em que o documento seja apresentado ao cliente.

Vantagens de integrar o ATCUD e o CR Code nas faturas

Esta medida traz três vantagens inegáveis:

• Facilita a vida aos contribuintes aquando da introdução de despesas que dão direito a desconto no IRS, uma vez que só é preciso ler o código com a ajuda de um smartphone, sem necessidade do número de contribuinte;
• Ajuda a combater a fraude e a evasão fiscal, uma vez que contribui para controlar as operações levadas a cabo pelos sujeitos passivos e para criar obstáculos à economia paralela.
• Contribui para a digitalização dos processos, ajudando na proteção do meio ambiente ao reduzir o número de documentos impressos em papel.

Novas faturas, o software de sempre

Para que a sua empresa possa endereçar esta alteração de forma simples e eficaz, é fundamental ter um bom software de gestão. O software PHC assegura todas as condições para esta transição seja feita com sucesso.

A Quest4alpha está a preparar as empresas para que cumpram com todas as obrigações legais e, desta forma, contribuir para a eficácia do sistema tributário na luta contra a fraude e evasão fiscal, simplificando a validação das faturas.

Assim, estamos à sua disposição para lhe prestar toda a assessoria necessária para que a sua empresa se adapte sem problemas a esta nova realidade.